Para comprar melhor

Comprar é filtrar fornecedores, segmentar processos, gerir estoques e integrar as áreas financeira e comercial são algumas das questões envolvidas no trabalho de quem vive de fazer compras. Mas há jeito de melhorar a performance nesse aspecto? Conheça sugestões para sua empresa ser mais eficiente na hora de adquirir produtos, serviços ou matéria-prima, economizando dinheiro e impactando positivamente o fluxo de caixa.

Diferencie Fornecedores

Um bom relacionamento com quem vende para você pode resultar em ganhos como respeito aos prazos, facilidades nas condições de pagamento e descontos em mercadorias. Fábio Jorge Celeguim, diretor de finanças e planejamento da Subwaylink, ensina que vale a pena tratar cada fornecedor de modo diferente. “Dividimos nossas compras em três categorias. ‘A’ para compras especiais, de poucos e fiéis fornecedores que participam de todas as etapas de nossos projetos. ‘B’, produtos de fornecedores importantes, mas não fundamentais. Como somos uma emissora de TV, muitas vezes precisamos de uma locação diferente ou materiais para gravação, e esse suporte é dado com precisão por um número maior de fornecedores. A categoria ‘C’ equivale a commodities, é a nossa base da cadeia. Para ela temos uma lista imensa de empresas, contratadas a partir dos melhores prazos e preços.”

Incentive os fornecedores

A Tekoha, startup que comercializa produtos artesanais feitos em pequenas comunidades brasileiras, orienta constantemente seus fornecedores. Às vezes, no entanto, a comunicação é cortada por motivos muito simples, como um pé d’água inconveniente. Mesmo assim, as tentativas para entrar em contato com as associações não se esgotam: Skype, VoIP, orelhão, carta. Quando é possível, faz-se até intercâmbio. Como? A gestora Andressa Trivelli explica: “O pessoal de Mumbuca, em Tocantins, veio para um evento em São Paulo, e aproveitamos a oportunidade para dar alguns passeios. Nós os levamos ao shopping, onde mostramos a diferença de apresentação entre os seus produtos e aqueles vendidos em lojas de grife. A partir daí, eles passaram a fazer modelos variados de acessórios e aumentaram o portfólio, ou seja, novas possibilidades de vendas para nós”.

Impeça o jeitinho

Para minimizar os riscos de fraude, Armando Cavanha, autor do livro Estratégias de Compras (Ed. Ciência Moderna), dá a sugestão do rodízio de compradores. A ideia é simples: exigir que, pelo menos de dois em dois anos, as compras sejam feitas de fornecedores diferentes. Isso evita criar vícios de relacionamento entre compradores e fornecedores, e minimiza chances de haver superfaturamento ou compras pessoais em meio às corporativas. Uma segunda opção é dividir as responsabilidades, colocando alguém da área financeira no processo de compras. Como essa pessoa está por dentro dos períodos de caixa positivos e negativos, ela é ideal para as negociações de prazos.

Encontre Saídas

O que fazer quando não há espaço físico para construir estoques? Há alternativas que podem ser colocadas em prática sem muitos gastos. Algumas delas são fazer o estoque no fornecedor, compartilhar espaços com competidores – prática muito comum nos EUA (shared resources), segundo Cavanha – e locar espaços públicos ou privados. Essa última estratégia foi adotada pela Fiat: “Em novembro de 2008, a empresa alugou a pista do aeroporto de Oliveira, em Minas Gerais, como pátio para o seu estoque excessivo de carros”, diz ele.

Dicas rápidas para aperfeiçoar suas compras

Armando Cavanha: “Planeje o conjunto de compras dos próximos dois ou três anos. Para os itens críticos, tenha mais de um fornecedor.” Fábio Jorge Celeguim: “Elabore um contrato fixo de fornecimento para fazer compras menos espaçadas.” Amalia Sina, fundadora da Sina Cosméticos: “Repasse as informações sobre ICMS, IPI, PIS e Cofins, entre outras, para alguém capacitado, a fim de não perder dinheiro com gastos ‘aparentemente’ irrelevantes.”

Escambo

É necessário abrir os olhos para parcerias. Quando existe a possibilidade de trocar produtos ou favores entre as empresas, todas podem ganhar. “Se trabalharmos só olhando para o preço, ficamos limitados. Quando um fornecedor precisa de um programa de TV, muitas vezes ofereço o ‘produto’ em troca da redução do preço de um gerador. Ou, ainda, ganho o desconto ao apresentar minha carteira de clientes a eles”, comenta Fábio Jorge Celeguim, da Subwaylink.

Diversifique os Fretes

Dependendo do tipo de serviço contratado, é preciso ter uma transportadora para escoar a produção dos fornecedores de mercadorias. Sem tanto dinheiro disponível para o serviço, a solução encontrada pela Tekoha foi fazer parceria com os Correios – que dão descontos de 5% a 10% em média – e apostar as fichas em transportadoras das cidades onde não há agências. Até ônibus e moto podem trazer a mercadoria, desde que em boas condições. “O mais barato mesmo é vir por transportadoras, que costumam ter centros de distribuição. Mas já aconteceu um caso bem inusitado, com peças encomendadas da Serra da Capivara, no Piauí. Elas foram trazidas na garupa de uma moto, dentro de uma caixa de madeira de 70 x 45 x 50 cm. Fiquei chocada, mas a mercadoria chegou intacta”, diz Trivelli.

Controle sua empresa

SAP, Totvs e Oracle são opções usadas por grandes empresas. Como Sônia Madi Alcântara, diretora executiva da Angelus, explica, um bom software libera os funcionários para atividades que requeiram criatividade, mas o processo de implementação é caro, leva tempo e exige integração de todos os departamentos da empresa – o que não é viável para PMEs. A saída é buscar sistemas gratuitos. A seguir, uma lista dos programas mais recomendados nos sites de downloads
e comentários de quem baixou. Eles oferece controle de estoques, de fornecedores, de clientes, de caixa diário e de contas a pagar e receber:

DOT COMPANY
Comentário: Helen007
“Diversas funções úteis [...]. E o mais importante, o suporte é muito prestativo, rápido e de boa qualidade!”

TECNOBYTE SAC FREE
Comentário: jefereis
“Ótimo para controle de estoque e financeiro, vendas e orçamentos. O único contra é que não emite nota fiscal.”

CIAF PROFESSIONAL
Comentário: dihgalhardo “O programa é simples de ser usado e quase completo. Mas é bacana, vale a pena testar.”

VSOFT ADMINISTRADOR FREE
Comentário: rejanefs
“O layout dele é amigável. A única coisa [ruim] é que, na hora de cadastrar o novo pedido de compra, ele sempre mostra o primeiro pedido. Daí tem que ficar atento pra não cadastrar produto no pedido errado.”

HÁBIL
Comentário: Genivaldo Bezerra
“A versão empresarial requer conhecimentos básicos de controle financeiro, nada que o manual do Hábil não possa esclarecer.”

www.

Serviços de cooperativas e sucateiros: resultson.com.br/ed/14/sucata
O desafio de ser sustentável: resultson.com.br/ed/14/desafio
A sua empresa é sustentável? resultson.com.br/ed/14/soartigos

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